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El cambio de paradigma en los eventos by Magdalena T. Ferrer
Por Micaela Vuletin

La pregunta que se hace continuamente es, si vale la pena hacer eventos virtuales, si es recomendable, si tiene la misma eficacia que un evento presencial, si la gente estará interesada, todas interrogantes a partir de “algo” que la gran mayoría no sabe cómo funciona.Querámoslo o no, la pandemia nos ha llevado a cambiar nuestra forma de comunicarnos, y también la forma cómo llegamos a nuestros clientes y colaboradores.Si bien un evento virtual NUNCA reemplazará a un evento en vivo o presencial, que implique viajar, vernos y abrazarnos, entre otras cosas, es la mejor alternativa que tenemos por ahora. Será así hasta que tengamos la libertad de salir, que los centros de eventos, hoteles, y espacios públicos tengan los protocolos adecuados, y que las personas se atrevan y estén dispuestas a ir. Todo lo anterior sin considerar lo relevante que es contar con una vacuna por el Covid 19 y la tranquilidad que está entrega.Viendo el lado positivo y teniendo en cuenta que los eventos virtuales llegaron para quedarse, debemos rescatar los atributos que éstos tienen, entre otros, el alcance internacional o global, que podemos llegar a una cantidad ilimitada de personas, el ahorro en muchos ítems de un evento presencial, se termina la estacionalidad climática y es posible entregar una comunicación precisa y directa al público objetivo.Todas las empresas nos enfrentamos a nuevos desafíos para comunicar, no dejemos de hacerlo, por nuestros clientes, y por, sobre todo, por nuestros colaboradores. En estos días, donde las noticias no son alentadoras, necesitamos instancias y espacios diferenciadores de aprendizaje y esparcimiento.No nos detengamos ni temamos al cambio, atrevámonos a innovar, y a buscar las herramientas para seguir comunicando.¡¡Existen muchas alternativas!! Sólo hay que atreverse!Magdalena Tapia FerrerDirectora EjecutivaClick Latam

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TURISMO DE REUNIONES EN COLOMBIA Y SU ESTADO ACTUAL by Ángela Ramírez
Por Micaela Vuletin

El turismo de reuniones en Colombia consta de congresos, eventos y reuniones corporativas, después de ser un punto clave en la contribución económica del país, paso a quedar congelado.¿QUÉ MEDIDAS TOMAR?En definitiva nadie en realidad puede establecer que va pasar con la industria a precisión, solo sabemos que es la última en activarse en la economía de un país, su tendencia va dirigida a lo digital, más interacción, eventos personalizados, con experiencias, integrando Realidad Virtual y Aumentada, pero siguen siendo importantes los eventos presenciales no olvidemos que como seres humanos necesitamos relacionarnos directamente face to face, el contacto, leer el lenguaje corporal a la hora de cerrar un negocio business to business pues esto genera más confianza y empatía.El interés de asistir a eventos de nuevo en Colombia va direccionada para el otro año, debido a la incertidumbre de no saber que va pasar, hace que muchas empresas prefieran esperar. Las más arriesgadas le están apostando a eventos híbridos para Agosto, (Eventos Híbridos: es combinar un evento presencial con un evento virtual).Un evento híbrido permite tener más alcance en audiencia y mejor retorno de inversión a la hora de mirar cifras, pero desafortunadamente las noticias no son alentadoras dicen que el pico del coronavirus va hasta Julio, es decir; en realidad no se sabe que va pasar con esas fechas de programación de eventos.Es muy claro que el objetivo primordial de la activación del turismo de reuniones va hacer la re-activación de marca de muchas empresas, ya que necesitan comenzar a impulsar la economía por medio del consumo, generar liquidez pues debido a la situación actual muchos consumidores han decidido dejar de comprar y solo consumir lo netamente necesario.Ágora Bogotá - Centro de ConvencionesCuando la industria se active es claro que las campañas de expectativa van hacer muy agresivas, pero con más conciencia, empatía, amabilidad, inclusión y respeto al ser, sin olvidar la tenencia a la conciencia del sello verde en los eventos. Los presupuestos para las áreas de mercadeo y publicidad se redujeron considerablemente con más del 50%, por lo tanto en este momento, la industria de turismo de reuniones está pasando por una situación muy difícil, sin olvidar que esta misma, maneja una cadena de suministros muy grande entre proveedores directos e indirectos.Tenemos claro que la solución para activar la industria no es facilitar los créditos, ya que muchos han tenido que cerrar las puertas. Mas del 80% de las reservas hoteleras en salones se cancelaron, los hoteles están cotizando para el otro año, esto hablando de los que están activos, los otros congelaron contratos de su equipo de trabajo, por no sacar directamente a su personal, como así mismo la cancelación de más del 80% en eventos.COMO INDUSTRIA, ¿COMO PODEMOS AYUDAR A NUESTROS CLIENTES?Generando nuevas ideas, acompañamiento, lazos, trabajo en equipo y visualizando la importancia de los cambios.SEGURIDAD EN LOS EVENTOS.Utilizando nuevas tecnologías como sensores, cámaras que detectan las temperaturas, garantizando limpieza y desinfección, dándole protección a los alimentos, minimizando el contacto, teniendo ventilación, inculcar la importancia del lavado de manos, cero concentraciones de personas, de esta manera reinventandonos como industria, realizando alianzas, capacitándolos y apoyándonos entre todos.Autora: Ángela Ramírez. CEO & Funder - Mettings Planner Colombia

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LA ADMINISTRACIÓN DE LOS VIAJES CORPORATIVOS by Nelson Ricardo Triana Bentacourt
Por Micaela Vuletin

El programa de viajes corporativos debe tener una política clara, con ciertos componentes, criterios y parámetros que permitan administrar y controlar los gastos de viajes eficazmente.»Durante muchos años en las empresas no se contemplaba un área específica y menos un profesional Travel Manager (TM) para que gestione y administre los viajes laborales dentro de las organizaciones, aun siendo uno de los rubro más altos y controlables que podemos tener en una compañía. Por otra parte vemos que no hay una carrera y/o formación específica dentro de las universidades que permitan entregar herramientas claves a los TM que van a desempeñar este rol tan importante dentro de las empresas. Por lo anterior notamos que existían y aún se siguen presentando grandes vacíos a la hora de administrar los viajes corporativos dentro de cada compañía, Quiero presentar los siete (7) Pecados Capitales y nuestras Oportunidades en la gestión y administración de los viajes corporativos:1. Elaborar una Política de Viajes: “Crear una Política clara y alinearla con los objetivos de la empresa”.2. Procesos de viajes: “Construir procesos claros y sencillos para aumentar la productividad”.3. Incumplimiento de la política y falta de control en los gastos: “Crear indicadores de gestión (KPIs – Key Performans Indicators), para la toma oportuna de decisiones”.4. Desconocimiento del mercado y fallos en las negociaciones: “Adquirir conocimiento y datos para elaborar RFPs – Request For Proposal” serios.5. Comunicación efectiva: “Saber llegar a viajeros, directivas y proveedores”.6. Manualidad en los procesos: “Miedo a la tecnología y poca inversión”.7. Administración de los viajes: “Capacitar, y/o contratar un TM o en su defecto un Consultor”Es evidente que existen varias fallas, y sobre todo grandes oportunidades para optimizar, ahorrar y mejorar. Cada empresa debería implementar su “Programa de Viajes con Visión 360°”, lo cual en ocasiones no es fácil ni sencillo, porque no hay quien realice este proceso dentro de las empresas (no hay un TM), o quien lo maneja no cuenta con los recursos y el conocimiento necesario, y en muchas ocasiones se piensa que la persona que tiene esta responsabilidad, solo está allí para hacer reservas de tiquetes y hoteles, pero la realidad es otra, realmente no somos conscientes dentro de la organización la importancia de este rol, inclusive puedo decirles que no hay un perfil claramente definido para contratar la persona que administrara los viajes en las empresas.Hoy en día, debemos tener en cuenta que los tiempos han cambiado, la forma de viajar ha cambiado, y que dentro de nuestra empresa podemos tener viajeros de diferentes generaciones (los Baby boomers, los Milenial, Generación Z, entre otros), recuerden que cada viajero es diferente y que la tecnología llego también para quedarse, por lo que es crucial y relevante incluirla en nuestros programas, porque nos permite agilizar procesos, hacer seguimiento, y tomar decisiones oportunas. El éxito de nuestro programa de viajes depende del manejo e inclusión de todos los componentes en nuestro programa de viajes.TRES ACTORES PRINCIPALES EN UN PROGRAMA DE VIAJES 360°1- Políticas, Procesos y TMC (Travel Management Company): Como lo he comentado antes el programa de viajes debe tener una política de viajes clara, con ciertos componentes, criterios y parámetros que permitan administrar y controlar los gastos de viajes eficazmente, por otra parte sus procesos son claves y determinantes para cumplir con los objetivos, deben ser sencillos y estar acompañados con tecnología (una OBT) para agilizar la solicitud de los viajes en línea, lo que permite mejorar sus procesos y tener un mayor control de sus gastos. Por otra parte la TMC también juega un papel supremamente importante, por muchos motivos antes de contratar una agencia de viajes, es preciso hacer un concurso a través del RFI y el RFP, con el fin de asegurar el proceso y selección de la TMC más adecuada para la gestión de sus viajes empresariales. “Recuerde que la TMC es su Aliada, en el desarrollo de todos los desplazamientos de sus empleados y en la optimización de los costos”.2- El Viajero: La Compañía no solo debe velar por sus intereses, sino que además debe velar por el bienestar de sus empleados a la hora de enviarlos en comisión laboral, es por ello que cada viaje debe ser una experiencia de trabajo positiva, un programa de viajes adecuado permite que los ejecutivos que viajan en misión puedan cumplir sus objetivos trazados. Normalmente se pueden presentar dificultades en algunos viajes, pero la experiencia y el conocimiento del TM minimizan los riesgos y puede hacer que esas dificultades sean mínimas.“El empleado que sale en misión, tiene un objetivo claro para salir de viaje, y es nuestra responsabilidad brindarle todas las condiciones mínimas de viaje y garantizar su seguridad”.3- El Travel Manager: Es una persona clave para lograr una buena administración del programa y es vital en la toma de decisiones, es quién diseña y construye la política y los procesos de viajes, es quien implementa las herramientas (OBT), es quien comunica y lleva el control, es el negociador, es quien se sienta con las áreas de Recursos Humanos, Compras, Seguridad, Legal, Finanzas, Tecnología para construir, es el puente entre la empresa, los viajeros y los proveedores, Realmente el TM debe ser un experto para que el programa de viajes fluya y sea exitoso dentro de cualquier organización.Hoy en día sigue en evolución el rol del TM, puesto que ahora también se adhieren tareas como la movilidad, la expatriación y el manejo y/o apoyo de los eventos corporativos de manera parcial o total, como vemos hay nuevas responsabilidades de gran importancia e impacto dentro de las compañías, y sigue evolucionando de manera gradual y constante. Especialmente viviendo hoy el covid-19, el TM debe reaccionar rápidamente y tomar decisiones oportunas que permitan la seguridad de los viajeros y de quienes participaran de los diferentes eventos, mitigando al máximo cualquier adversidad y riesgo que puedan enfrentar.Por este motivo, empiezan a surgir los Consultores en Viajes y Eventos Corporativos que son de apoyo y guía a los TM, con su expertiz los consultores buscan ayudarles a crear un programa de viajes 360°, incorporando políticas y procesos que ayuden a maximizar sus presupuestos, optimizar sus gastos, mejorar los procesos e incrementando la productividad, cumpliendo así con objetivos trazados dentro de cada Compañía, lo que puede generar ahorros entre un 10% y un 30% del presupuesto destinado a los viajes corporativos.Finalmente quiero resaltar la labor del Travel Manager, y la necesidad que hay de darles mayor proyección, importancia y protagonismo, capacitándolos en todos los frentes, brindándoles nuevos conocimientos, herramientas, técnicas y liderazgo que les permitan lograr el éxito en su rol. Permítanles participar en las diferentes asociaciones y eventos (TMBForum, MBTA, IBTM, entre otros eventos), es allí donde se formaran y recibirán información de las últimas tendencias, lo que les permitirá tener un programa de viajes actualizado y alineado a los objetivos de la organización. Recuerden que un programa de viajes bien estructura, coherente, organizado y bien gestionado por su Travel Manager, tendrá alto impacto, creara mayor control, obtendrá mayores ahorros, y sobre todo lograremos tener proveedores más comprometidos y empleados más felices al interior de nuestra Compañía.By Nelson Ricardo Triana BentacourtT&MBF

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El regreso de los eventos en la nueva normalidad.
Por Felipe Reyes Barragan

El regreso es una realidad, aunque el virus sigue vigente, rondando y marcando el paso de la "nueva normalidad"o "The new normal", si, esa forma de llamarle al modo de vida que desde hace unos meses hemos tenido que adoptar y que será el nuevo estándar.El sector MICE, el de los eventos, uno de los más castigados, si se puede decir así, es también uno de los que más pronto ha salido a la luz y con medidas extremas, busca recuperar el tiempo y hacer que los consumidores, los asistentes salgan y vuelvan a convivir, ya no como antes, pero si mejor.¿Qué encontraremos a nuestro regreso?1.- Los clientes y los usuarios “serán” distintos. Su forma de interactuar tendrá una mezcla particular de “rapidez”, “control”, "seguridad", "salud" y  “satisfacción”. Sus necesidades han cambiado y ahora tendremos que hablar ese mismo “código”.2.- Revolución de los caterings. La precaución y el sentido común privará a la hora de montar, por ejemplo, un coffee. Quizás veamos más paquetes con café, galleta e implementos (azúcar, café y servilletas previamente empaquetadas), nadie querrá tomar de una fuente una galleta que alguien más “pudo” rozar ¿no?3.- La confianza del asistente ya sea en tema de turismo o de reuniones tomará su tiempo y se basara en algo fundamental, la seguridad sanitaria de los destinos o de los recintos. En Europa, por ejemplo, se trabaja en una certificación “COVID-19 Free” o el sello “Safe Tourism Certified”, que si bien puede ser un analgésico, si no se cuida, puede ser un gran gran dolor.4.- Mayores medidas sanitarias en los recintos, pero también en los lugares comunes donde haya tráfico de asistentes. Esto implicará un mayor acercamiento con las autoridades de salud y turismo de las localidades. Colaboración, señoras y señores.5.- Se espera que haya una oferta de seguros para organizadores de eventos, que consideren situaciones como epidemias y pandemias y también veremos, con normalidad, la venta de seguros de vida con pólizas que contemplen viajes que cubran pandemias para aquellos visitantes individuales que asistan a eventos fuera de su ciudad o país.Es una realidad, gestionar desde la incertidumbre será lo más complicado, pero es seguro que salgamos adelante siempre y cuando pensemos en la seguridad de todos los involucrados en un evento, así como en los factores económicos y sociales (movilidad, temores) que esta “nueva normalidad” trae implícitos.El reto es grande, pero mayor es nuestra capacidad de seguir adelante.

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Mirai integra nuevos métodos de pago en Latinoamérica
Por Micaela Vuletin

La firma Mirai ha anunciado novedades en su línea de trabajo para para incorporar formas de pago que faciliten a sus clientes la gestión del cobro de las reservas siempre en un entorno de máxima seguridad y mínimo coste (al ser adquiriente local y no internacional).En este caso se trata de la solución de Multipagos Express de BBVA Bancomer en México.Ya sean tarifas en dólares americanos —USD— como en pesos mexicanos —MXN—, la pasarela tramitará el cobro en la moneda adecuada así como siempre en el idioma del cliente, con la opción de añadir la opción 3D secure.La incorporación de este TPV se une a las diferentes formas de pago seguras que la compañía ofrece a sus clientes en diferentes países, como la reciente incorporación de la pasarela Cardnet en República Dominicana.Fuente: smarttravel.news

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