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CATEGORIA: Eventos

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2021, tendencias en el sector de los eventos
Por Felipe Reyes Barragan

Uno de los sectores que más resultó afectado fue el de los eventos, siendo el primero que tuvo que bajar cortinas y que, después de algunos meses, regreso con grandes limitaciones. Pero también ha sido el que mejor provecho pudo sacarle cuanto a los formatos que se implementaron, siendo los eventos remotos (en línea), los híbridos y los presenciales, en ese orden, la forma en que pudieron volver a realizarse o continuar con lo planeado.Y si bien es cierto que los eventos en línea así como los híbridos ya existían desde hace una década, hemos visto como la tecnología se ha vuelto tan accesible, que eventos sociales como bodas pudieron contar con presencia remota de invitados sin tener que correr riesgos en sus traslados, pues solo era necesario conectarse a una sesión y desde ahí, ser parte del festejo.¿El futuro delos eventos?HíbridoY con toda la experiencia que el 2020 nos dejó, estas son los puntos claves en los siguientes meses:Audio conferencias / no video, no imágenes. Es tal la cantidad de videoconferencias, eventos en línea y conexiones, que necesitamos mantener distancia de la pantalla o no tener que estar conectados 6 horas en un congreso remoto. Por ello, veremos contenidos auditivos, donde la clave será la movilidad al escucharlos, pero sobre todo, la habilidad de que el hablante logre con la voz, recrear historias y conceptos en quien escucha.Formación mixta – autogestiva y acompañamiento. La formación no necesariamente estará anclada a horas y horas en vivo. Veremos cada vez que las universidades y empresas difundirán contenidos, materiales un día de la semana y más tarde, en vivo, la o el facilitador tendrá una charla en vivo para resolver dudas o ampliar lo expuesto. No son clases como tal, son sesiones de revisión y avance.Eventos sin alcohol o muy poco. Por el tema presupuestal, pero también por la responsabilidad, veremos eventos sociales que en sus políticas limiten la cantidad de alcohol disponible. De esta manera, minimizamos las posibilidades de que las medidas de salud no se relajen por un exceso de bebida.Horarios y días de eventos fuera de lo normal. Veremos bodas a las 5 de la tarde un jueves o un quinceaños a las 14 horas entre semana. Con los bloqueos de fin de actividades sociales en fin , veremos que los días que antes no se usaban ahora serán las opciones más realistas.

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¿Festejos corporativos en tiempos de COVID?
Por Felipe Reyes Barragan

Las fiestas decembrinas están próximas ya,  aunque el 2020 no ha sido, en términos generales para la gran mayoría, un buen año por la pandemia y todo lo que esto ha traído consigo, es cierto que en algunas de las empresas que han podido ya reabrir, suena y resuena la idea de realizar o no un festejo navideño.Y bueno, lo cierto es que no hay una respuesta única, cada caso es único. Si bien es cierto que hay negocios que pudieron hacer frente de mejor manera, hay otros que de plano tuvieron que parar y/o recortar producción y plazas. Los emprendedores también vieron como muchos proyectos quedaron en solo propuestas y han tenido que ajustar aún más sus cinturones en un año complicado.Lo cierto es que las cenas y los festejos navideños se verán reducidos, ya sea por el tema económico o por el tema anímico. Las áreas de R.H. deben ser muy sensibles y conocer de las incidencias del COVID en sus trabajadores más allá del ámbito laboral: ¿Nuestro personal tuvo alguna perdida familiar cercana? ¿Qué ánimo priva en ellos en términos de celebraciones? Si bien es cierto que el mexicano saber como lidiar con el dolor y los tiempos difíciles, estos días son de extrema sensibilidad y por lo tanto tenemos que ser empáticos con los ánimos y sentimientos de nuestro equipo.Si decides hacer festejo ( y el semáforo y las autoridades dan luz verde)Trata de que sea algo sencillo, no oneroso, no despilfarres y menos si has tenido que eliminar puestos de trabajo.Cuida los aforosControla o si te es posible, elimina el alcohol.Trata de que sean ceremonias emotivas, recuerda lo logrado y como es que juntos se han mantenido en el camino. Si alguien de tu equipo falleció, es buen momento de recordarle.Que sea un momento de voluntades, no de excesos.Apoyar negocios locales, sea un banquetero, o un pequeño restaurante o fonda para que ellos preparen, con higiene y sirvan en tu local, con todas las precauciones.Ideas en vez de festejo.En vez de cena, puedes regalar despensas especiales para todos.Preparar paquetes de cenas para que tu personal pueda compartirlo con sus familiares.Elegir una causa o grupo social vulnerable y darles una experiencia diferente. Quizás tus colaboradores aprecien más que juntos organicen una posada para una casa hogar y den regalos y comida para ellos.Un donativo por el equivalente de lo que se gastarían en la cena para una institución o compañero o compañera que se las está viendo difícil con la pandemia.No obligar a los intercambios, hay quienes en verdad están sufriendo para llegar a fin de mes.La clave en estos tiempos es la empatía, la sensibilidad y la responsabilidad. El mejor regalo, hoy lo sabemos, es la salud, cuidemos que todos la tengan.

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Comunicar el riesgo en el sector MICE
Por Felipe Reyes Barragan

Los eventos y  la comunicación de riesgo.Ante la situación global que vivimos desde comienzos del 2020 y su evolución natural, que ha pasado desde un confinamiento casi total hasta la apertura gradual de las actividades económicas, el sector de los eventos fue uno de los más afectados, pues fue de los primeros que suspendió actividades y a la fecha, es de los que apenas están regresando con grandes restricciones en su desarrollo bajo esquemas de ocupación en porcentajes y aplicando las medidas de sana distancia y sanitarias para la protección y salvaguarda de los asistentes, proveedores y staff así como los integrantes de la comunidad.  Es una realidad que el COVID-19 estará presente por un largo tiempo en nuestras vidas y está incidiendo en la toma de decisiones de todo tipo, desde asistir o participar en un evento presencial (que aunque pocos, ya los hay)  o valorar al organizador y organización en función de lo que comunican de forma consciente y también , inconsciente, recordemos que la confianza, la credibilidad y la percepción son las bases que fundamentalmente sostienen la imagen de un destino o negocio.En el sector MICE, debemos saber que la percepción del riesgo, a la hora de decidir asistir o no, está influida por la existencia de la “riesgo” y “probabilidad de contagio” per se y también influyen factores como experiencias previas propias o conocidas, nivel de formación, de ingresos, edad y género, nacionalidad, así como la propensión a tomar “ciertos” riesgos. Si un destino y por ende, el evento es percibido como “peligroso”, difícilmente recibirá un gran número de visitantes. La imagen  y las percepciones son las que terminan influyendo en el comportamiento de compra. Cuando las personas están indecisas o titubeantes– el mensaje correcto en el momento exacto, a través de la persona o instancia correcta, puede influir en las decisiones y al mismo tiempo, ayudar a salvar negocios. Para ello debemos recurrir a la comunicación de riesgo. ¿Qué es la comunicación de riesgo? Es aquella que proporciona información confiable, certera, verídica y verificable acerca del tipo y magnitud de  los hechos presentes y su impacto para ayudar, proporcionando información y datos, que sirvan en la toma de decisiones y por ende, de la elección.(¿Participo o no?). Debemos establecer estrategias de comunicación por diversos medios y plataformas en función de nuestros públicos que ayuden en la identificación, caracterización y cuantificación del riesgo y para ello, algunas sugerencias: • NO debemos pensar en automático, asumir, que la gente ya conoce y sabe de los riesgos conocidos y potenciales. • En función de tu mercado, debes elaborar mensajes que estén creados desde las actitudes, las creencias, la conducta y los valores de tus posibles participantes. De tal manera que el miedo de un grupo de consumidores  masculinos de más de 60 años será muy diferente a los de un grupo de mujeres de menos de 40 años. • Comprender que  más allá de lo racional, las emociones y los sentimientos juegan e influyen. Ojo, no se trata de disuadir o evitar que vengan, se trata de hacerles ver que, a pesar del riesgo real, el evento, el recinto, el hotel, todos los actores que convergen en tu evento, están listos y preparados para recibirte y atenderte, cuidándote y cuidándose ellos.Por ello, algunos mensajes que desde la comunicación de riesgo puedes implementar.Tus políticas y  los procedimientos estándar mostrando los procesos que sigues día a día y su impacto esperado.Los días, horas y lugares con los que puedes ofrecer servicio y bajo que condiciones Lo que estás haciendo para mantener desinfectadas las áreas operativas  y de uso  general. (Qué haces, qué usas de productos, cada cuando, etc.)Como cuidas a tu personal y colaboradores y a la comunidad.En el corto plazo, el panorama pinta complicado, en medio de pérdidas económicas, cancelación, pérdida de confianza y cierre de negocios. Pero con orden y sobre todo, con estrategia, estoy seguro de que pronto nos veremos haciendo lo que nos gusta, eventos. Felipe Reyes Barragansoy@felipereyesbarragan.com

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El regreso de los eventos en la nueva normalidad.
Por Felipe Reyes Barragan

El regreso es una realidad, aunque el virus sigue vigente, rondando y marcando el paso de la "nueva normalidad"o "The new normal", si, esa forma de llamarle al modo de vida que desde hace unos meses hemos tenido que adoptar y que será el nuevo estándar.El sector MICE, el de los eventos, uno de los más castigados, si se puede decir así, es también uno de los que más pronto ha salido a la luz y con medidas extremas, busca recuperar el tiempo y hacer que los consumidores, los asistentes salgan y vuelvan a convivir, ya no como antes, pero si mejor.¿Qué encontraremos a nuestro regreso?1.- Los clientes y los usuarios “serán” distintos. Su forma de interactuar tendrá una mezcla particular de “rapidez”, “control”, "seguridad", "salud" y  “satisfacción”. Sus necesidades han cambiado y ahora tendremos que hablar ese mismo “código”.2.- Revolución de los caterings. La precaución y el sentido común privará a la hora de montar, por ejemplo, un coffee. Quizás veamos más paquetes con café, galleta e implementos (azúcar, café y servilletas previamente empaquetadas), nadie querrá tomar de una fuente una galleta que alguien más “pudo” rozar ¿no?3.- La confianza del asistente ya sea en tema de turismo o de reuniones tomará su tiempo y se basara en algo fundamental, la seguridad sanitaria de los destinos o de los recintos. En Europa, por ejemplo, se trabaja en una certificación “COVID-19 Free” o el sello “Safe Tourism Certified”, que si bien puede ser un analgésico, si no se cuida, puede ser un gran gran dolor.4.- Mayores medidas sanitarias en los recintos, pero también en los lugares comunes donde haya tráfico de asistentes. Esto implicará un mayor acercamiento con las autoridades de salud y turismo de las localidades. Colaboración, señoras y señores.5.- Se espera que haya una oferta de seguros para organizadores de eventos, que consideren situaciones como epidemias y pandemias y también veremos, con normalidad, la venta de seguros de vida con pólizas que contemplen viajes que cubran pandemias para aquellos visitantes individuales que asistan a eventos fuera de su ciudad o país.Es una realidad, gestionar desde la incertidumbre será lo más complicado, pero es seguro que salgamos adelante siempre y cuando pensemos en la seguridad de todos los involucrados en un evento, así como en los factores económicos y sociales (movilidad, temores) que esta “nueva normalidad” trae implícitos.El reto es grande, pero mayor es nuestra capacidad de seguir adelante.

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El #protocolo, #ceremonial y #etiqueta en las #videoconferencias
Por Felipe Reyes Barragan

Esta pandemia ha acelerado el uso cotidiano de las aplicaciones para trabajar a distancia mediante salas virtuales que bien pueden servir para ver temas laborales, dar anuncios importantes o simplemente como un espacio de «reunión» digital en tiempos donde el distanciamiento social es la regla general que se aplica en los diversos ámbitos de la vida cotidiana.Si bien es cierto que las #videoconferecias o #videollamadas tuvieron su primer despegue en el 2009, después de que el mundo tuvo su primer contacto con la influenza, ahora, 11 años después, hemos visto como las reuniones online cobran mayor fuerza y serán, casi seguro, una herramienta esencial que las empresas y gobiernos utilizaran de forma predominante los siguientes meses y años.Y esto sin duda abrirá nuevos debates y retos en procesos que antes eran presenciales y ahora serán virtuales, o bien, una mezcla de ambos.Los encargados de las áreas de  eventos o de comunicación están enfrentándose a nuevas plataformas donde el mensaje tiene mayor impacto que los elementos accesorios o ambientales. No es lo mismo dar un discurso en una serranía, al aire libre, con 200 o 300 personas, con elementos como cicloramas, pendones, presídiums y otros, a tener una sala virtual donde tu impacto principal será lo que digas y cómo lo digas. Pero al mismo tiempo, elementos como el ceremonial a seguir, las precedencias «virtuales», los invitados, ahora asistentes, la etiqueta del evento así como aspectos de seguridad y de seguimiento a los temas son todo un abanico del cual apenas se están haciendo ajustes y al mismo tiempo procesos.A manera de guía, algunos elementos a considerar:Elegir la herramienta adecuada.Entre tantas plataformas, se  debe elegir aquella herramienta digital que ofrezca mejores prestaciones en cuanto a privacidad y seguridad. Sabido es que algunas de ellas presentan problemas de ciber seguridad y suele pasar que reuniones son «hackeadas» e intervenidas.Espacios adecuadosSi bien es cierto que las videoconferencias pueden ser tomadas o dadas en cualquier lugar y entorno, conviene tener un lugar exprofeso para ello:Control de iluminación (Sin dudas, la iluminación es el principal elemento para conseguir una buena imagen y sobre todo generar sensaciones y darle fuerza, dramatismo o dinamismo a los mensajes).Escenografía. No es lo mismo que se vea de fondo un armario con libros o el cuadro de la oficina, a que estés en un espacio donde se ubique la bandera del país o el logo de la empresa así como otros símbolos de poder. Evitemos el uso de decoración excesiva, como cuadros, adornos o flores.Agenda y moderador. Así como un evento presencial  formal, una reunión debe tener una orden del día así como un moderador que vaya guiando los pasos y momentos previos a que inicie el evento. Además, esta figura es al mismo tiempo un observador de lo que acontece pues al mismo tiempo, da a conocer la reglas del evento, con preguntas  o sin ellas , con intervenciones de terceros, maneja los tiempos y da las pausas entre mensaje y mensaje.Observadores. Al igual que una reunión presencial, en las reuniones virtuales se pueden establecer acuerdos y si bien es necesario grabar las reuniones íntegras, alguien del equipo debe estar anotando los compromisos para su posterior seguimiento.Asistente. Es el responsable del programa, la invitación y convocatoria de los participantes del evento. Su papel también es tener listo los materiales a presentar, que previamente deben ser revisados y pensados para el entorno digital, esto es, que muchas personas pueden tener conexiones débiles y al pasar por ejemplo, videos, estos se pueden ir pixeleando y hacer que la señal se caiga.Además esa persona se encarga de enviar mensajes previos para que todos los invitados estén conectados a la hora, así, si alguno no llega, puede contactarlo y darle seguimiento. La idea es que estando todos listos, pueda incorporarse en audio y video la  persona que presidirá la reunión.Etiqueta. Si bien es cierto que se permite un poco de flexibilidad en cuanto a la vestimenta, al final se representa a una entidad y por lo tanto, su ropa debe ir acorde al mensaje y audiencia que dará. Esto incide también en el tono y lenguaje a utilizar.Aspectos legales. Algunos países están ya elaborando normas donde se define al alcance de los acuerdos signados en una reunión digital, igual que definen las minutas y sus firmas así como establecen el «quórum» con el que un evento formal puede ser legal y válido. Veremos más sobre esto en los siguientes días y semanas.Audiencia. Fundamental conocer quien estará detrás de la pantalla viéndonos y escuchándonos. El tiempo de retención disminuye conforme pasan los minutos, por eso, el mensaje debe darse en el timming preciso.Por último, en una videoconferencia tenemos la posibilidad de apreciar de mejor manera las señales no verbales. Estudios demuestran que el 7% de la comunicación es verbal (es decir, el contenido de sus palabras), mientras que su inflexión vocal constituye el 38 % y las señales no verbales constituyen el 55 % y tener esto en mente nos hará planear mejores y efectivas reuniones.

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