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LA ADMINISTRACIÓN DE LOS VIAJES CORPORATIVOS by Nelson Ricardo Triana Bentacourt
Por Micaela Vuletin

El programa de viajes corporativos debe tener una política clara, con ciertos componentes, criterios y parámetros que permitan administrar y controlar los gastos de viajes eficazmente.»Durante muchos años en las empresas no se contemplaba un área específica y menos un profesional Travel Manager (TM) para que gestione y administre los viajes laborales dentro de las organizaciones, aun siendo uno de los rubro más altos y controlables que podemos tener en una compañía. Por otra parte vemos que no hay una carrera y/o formación específica dentro de las universidades que permitan entregar herramientas claves a los TM que van a desempeñar este rol tan importante dentro de las empresas. Por lo anterior notamos que existían y aún se siguen presentando grandes vacíos a la hora de administrar los viajes corporativos dentro de cada compañía, Quiero presentar los siete (7) Pecados Capitales y nuestras Oportunidades en la gestión y administración de los viajes corporativos:1. Elaborar una Política de Viajes: “Crear una Política clara y alinearla con los objetivos de la empresa”.2. Procesos de viajes: “Construir procesos claros y sencillos para aumentar la productividad”.3. Incumplimiento de la política y falta de control en los gastos: “Crear indicadores de gestión (KPIs – Key Performans Indicators), para la toma oportuna de decisiones”.4. Desconocimiento del mercado y fallos en las negociaciones: “Adquirir conocimiento y datos para elaborar RFPs – Request For Proposal” serios.5. Comunicación efectiva: “Saber llegar a viajeros, directivas y proveedores”.6. Manualidad en los procesos: “Miedo a la tecnología y poca inversión”.7. Administración de los viajes: “Capacitar, y/o contratar un TM o en su defecto un Consultor”Es evidente que existen varias fallas, y sobre todo grandes oportunidades para optimizar, ahorrar y mejorar. Cada empresa debería implementar su “Programa de Viajes con Visión 360°”, lo cual en ocasiones no es fácil ni sencillo, porque no hay quien realice este proceso dentro de las empresas (no hay un TM), o quien lo maneja no cuenta con los recursos y el conocimiento necesario, y en muchas ocasiones se piensa que la persona que tiene esta responsabilidad, solo está allí para hacer reservas de tiquetes y hoteles, pero la realidad es otra, realmente no somos conscientes dentro de la organización la importancia de este rol, inclusive puedo decirles que no hay un perfil claramente definido para contratar la persona que administrara los viajes en las empresas.Hoy en día, debemos tener en cuenta que los tiempos han cambiado, la forma de viajar ha cambiado, y que dentro de nuestra empresa podemos tener viajeros de diferentes generaciones (los Baby boomers, los Milenial, Generación Z, entre otros), recuerden que cada viajero es diferente y que la tecnología llego también para quedarse, por lo que es crucial y relevante incluirla en nuestros programas, porque nos permite agilizar procesos, hacer seguimiento, y tomar decisiones oportunas. El éxito de nuestro programa de viajes depende del manejo e inclusión de todos los componentes en nuestro programa de viajes.TRES ACTORES PRINCIPALES EN UN PROGRAMA DE VIAJES 360°1- Políticas, Procesos y TMC (Travel Management Company): Como lo he comentado antes el programa de viajes debe tener una política de viajes clara, con ciertos componentes, criterios y parámetros que permitan administrar y controlar los gastos de viajes eficazmente, por otra parte sus procesos son claves y determinantes para cumplir con los objetivos, deben ser sencillos y estar acompañados con tecnología (una OBT) para agilizar la solicitud de los viajes en línea, lo que permite mejorar sus procesos y tener un mayor control de sus gastos. Por otra parte la TMC también juega un papel supremamente importante, por muchos motivos antes de contratar una agencia de viajes, es preciso hacer un concurso a través del RFI y el RFP, con el fin de asegurar el proceso y selección de la TMC más adecuada para la gestión de sus viajes empresariales. “Recuerde que la TMC es su Aliada, en el desarrollo de todos los desplazamientos de sus empleados y en la optimización de los costos”.2- El Viajero: La Compañía no solo debe velar por sus intereses, sino que además debe velar por el bienestar de sus empleados a la hora de enviarlos en comisión laboral, es por ello que cada viaje debe ser una experiencia de trabajo positiva, un programa de viajes adecuado permite que los ejecutivos que viajan en misión puedan cumplir sus objetivos trazados. Normalmente se pueden presentar dificultades en algunos viajes, pero la experiencia y el conocimiento del TM minimizan los riesgos y puede hacer que esas dificultades sean mínimas.“El empleado que sale en misión, tiene un objetivo claro para salir de viaje, y es nuestra responsabilidad brindarle todas las condiciones mínimas de viaje y garantizar su seguridad”.3- El Travel Manager: Es una persona clave para lograr una buena administración del programa y es vital en la toma de decisiones, es quién diseña y construye la política y los procesos de viajes, es quien implementa las herramientas (OBT), es quien comunica y lleva el control, es el negociador, es quien se sienta con las áreas de Recursos Humanos, Compras, Seguridad, Legal, Finanzas, Tecnología para construir, es el puente entre la empresa, los viajeros y los proveedores, Realmente el TM debe ser un experto para que el programa de viajes fluya y sea exitoso dentro de cualquier organización.Hoy en día sigue en evolución el rol del TM, puesto que ahora también se adhieren tareas como la movilidad, la expatriación y el manejo y/o apoyo de los eventos corporativos de manera parcial o total, como vemos hay nuevas responsabilidades de gran importancia e impacto dentro de las compañías, y sigue evolucionando de manera gradual y constante. Especialmente viviendo hoy el covid-19, el TM debe reaccionar rápidamente y tomar decisiones oportunas que permitan la seguridad de los viajeros y de quienes participaran de los diferentes eventos, mitigando al máximo cualquier adversidad y riesgo que puedan enfrentar.Por este motivo, empiezan a surgir los Consultores en Viajes y Eventos Corporativos que son de apoyo y guía a los TM, con su expertiz los consultores buscan ayudarles a crear un programa de viajes 360°, incorporando políticas y procesos que ayuden a maximizar sus presupuestos, optimizar sus gastos, mejorar los procesos e incrementando la productividad, cumpliendo así con objetivos trazados dentro de cada Compañía, lo que puede generar ahorros entre un 10% y un 30% del presupuesto destinado a los viajes corporativos.Finalmente quiero resaltar la labor del Travel Manager, y la necesidad que hay de darles mayor proyección, importancia y protagonismo, capacitándolos en todos los frentes, brindándoles nuevos conocimientos, herramientas, técnicas y liderazgo que les permitan lograr el éxito en su rol. Permítanles participar en las diferentes asociaciones y eventos (TMBForum, MBTA, IBTM, entre otros eventos), es allí donde se formaran y recibirán información de las últimas tendencias, lo que les permitirá tener un programa de viajes actualizado y alineado a los objetivos de la organización. Recuerden que un programa de viajes bien estructura, coherente, organizado y bien gestionado por su Travel Manager, tendrá alto impacto, creara mayor control, obtendrá mayores ahorros, y sobre todo lograremos tener proveedores más comprometidos y empleados más felices al interior de nuestra Compañía.By Nelson Ricardo Triana BentacourtT&MBF

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LANZAMIENTO 2da Edición del CONGRESO TMBForum 2020 en Formato Híbrido
Por Micaela Vuletin

MICE.LAT como media partners de Travel & MICE Business Forum, los invitamos al siguiente evento que realizaran en el mes de Septiembre. A continuación leeran su comunicado de prensa: "LANZAMIENTO 2da Edición del CONGRESO TMBForum 2020 en Formato Híbrido" Apoyamos la reactivación de la Industria de Viajes y Reuniones. Puro Compromiso y Colaboración.Comprometidos con la reactivación de la Industria, llevaremos a cabo el Travel & MICE Business Forum en formato híbrido (presencial y virtual) los días 24 y 25 de septiembre desde las instalaciones del Centro de Convenciones AGORA, para seguir uniendo a Compradores y Proveedores con un objetivo claro en formación, networking, experiencia y creación de nuevas oportunidades de negocios, con contenidos de actualidad dedicados a las tendencias que regirán el nuevo mundo para la industria de Viajes y Reuniones.Con una evidente proyección Latinoamericana, bajo el liderazgo de expertos apasionados del sector con el apoyo de importantes empresas y entidades publico privadas, llevaremos a cabo el TMBF para brindar un enriquecido programa académico, con un importante componente tecnológico y de innovación, dirigido a la construcción de relaciones comerciales fuertes y duraderas entre nuestros participantes; para lo cual hemos extendido una invitación a conferencistas y expertos de la Industria, provenientes de diferentes partes del mundo como España, México, Brasil, Argentina, Ecuador, Perú, Chile y Colombia, quienes bajo nuestra actual realidad en torno a los efectos del Covid19, presentaran sus estudios y nuevos conocimientos en función del fortalecimiento de la Industria.Adicionalmente y como componente estratégico estableceremos una serie de tácticas de Networking basados en nuevas tecnologías y creativas estrategias de gamificación para crear escenarios que impulse la creación de interesantes relaciones comerciales. Actividades tales como el desarrollo de una Rueda de Negocios con citas programadas, que manejaremos tanto de manera presencial como virtual y actividades experienciales que permitirán crear una atmosfera propicia para la generación de oportunidades de negocios.Seguiremos empoderando a los actores del Sector en función de la reactivación de la economía colombiana y Latinoamericana. Aún en tiempo de crisis estaremos más comprometidos que nunca, toda vez que el TMBForum 2020 se constituirá como uno de los reactivadores de la Industria en Latinoamérica.De esta forma y obedeciendo con todas las medidas de seguridad, llevaremos a cabo el TMBF en vivo y al mismo tiempo vía Streaming de manera virtual, lo que cobija una mayor audiencia generando nuevos tipos de experiencias, networking y herramientas para la entrega de contenido. Será una oportunidad para nuestros participantes de aumentar sus oportunidades de negocios en múltiples lugares.Los esperamos de manera presencial o virtual en el TMBF 2020 Happiness & Agility, donde viviremos una experiencia única.

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