Aspectos CLAVES en la organización de un CONGRESO: División de tareas y armado de comités
Según la RAE, un congreso es una conferencia generalmente periódica en que los miembros de una asociación, cuerpo, organismo, profesión, etc., se reúnen para presentar conferencias o exposiciones sobre temas relacionados con su trabajo o actividad y discutir sobre ellos.En la clasificación de eventos, los congresos forman parte de los eventos empresariales y los objetivos por los cuales esas empresas o instituciones eligen hacerlos, se basan en el posicionamiento de su marca en el mercado que los compete.Un congreso es uno de los tipo de eventos más complicados de organizar debido a la gran cantidad de acciones a realizar. Por este motivo, es fundamental que se planteen diferentes comités de trabajo, especificando las tareas a realizar de cada uno. A su vez, es importante entender que estos comités deben estar articulados y sincronizados los unos con los otros para que se continúe la misma línea de trabajo.Los tipos y nombres de comités serán establecidos por el organizador según la magnitud y alcance del evento, como así también, por su funcionalidad.Aquí, mencionamos los más comunes:Comité organizador: es el órgano rector. Es la articulación de todos los comités.Dirección general: compuesta por los representantes de la institución convocante. Tomarán las decisiones finales que competen al evento. Comité de honor: es un instrumento puramente de imagen y representación. Se deben invitar a este comité a aquellas personas que por su relevancia profesional o por su cargo puedan apoyar al congreso.Comité académico: integrado por profesionales que guiarán el contenido del evento, armarán el cronograma incluyendo conferencias centrales y talleres, contactarán y decidirán quiénes serán los ponentes.Comité finanzas: se encargará de los presupuestos, costos, cobros y todo lo relacionado al financiamiento del evento.Comité de comunicación: es el responsable del armado y la gestión del plan de difusión del evento.La división de tareas logra que la planificación del evento se lleve a cabo de forma fluida para la consecución de un congreso exitoso.Es esencial la buena coordinación y comunicación de los comités. Cada uno deberá llevar una programación bien establecida del evento y de cada etapa del mismo y estar coordinado con los otros comités a fin de evitar la mayor cantidad de contingencias.Los comités deben estar formados por individuos con aptitudes como la responsabilidad, organización, puntualidad, compromiso, empatía, experiencia y capacidad para resolver problemas.
