MICE News

TAG: eventos y coronavirus

Ver más
Recomendaciones para la #organización de un #evento en sitio, en tiempos del #coronavirus
Por Felipe Reyes Barragan

Volver a los eventos presenciales implicará, desde su planeación, todo un reto donde los aspectos de seguridad y salud serán fundamentales y se convertirán en los pilares sobre los cuales se sustente un evento.Aunque aún no regresamos a los eventos con la misma cantidad de asistentes y los formatos conocidos, tenemos ya eventos con formatos híbridos, donde tenemos una parte virtual y otra presencial, ya sea porque está abierto a los medios o ciertos invitados.En el caso de los eventos que tendrán un alcance digital, aunque sean sin público o virtuales se requieren de controles estrictos pues habrá personal de apoyo, desde los que operan el espacio, los que hacen las conexiones, los de limpieza, seguridad, técnicos, proveedores y los que participan en el mismo evento.Lo cierto es que aunque hay mucha información (teoría) todavía es poca la práctica que se tiene y esto implica entonces que las formas de organizar y visualizar un evento cambien radicalmente.EN LOS PREPARATIVOS.Al ir al espacio, sede o venue donde será la actividad se debe considerar:1.- Es obligatorio usar cubrebocas en todo momento. En caso de que alguien llegue sin él o este esté ya muy usado (más de 8 horas de uso) se le debe proporcionar uno.2.- Debe haber personal de salud o comisionado que lleve la bitácora de acceso con el registro de toda persona que ingresa al espacio a la que previamente se le toma su temperatura, se le da alcohol en gel, se registra y se le aplica el cuestionario de sintomatología. Este filtro debe estar presente todo el tiempo que sea necesario y todos deben ser revisados. Se sugiere haya solo una entrada, en caso de tener otra y deba mantenerse, es necesario entonces tener un segundo filtro.3.- Mantener una distancia de 1.5 como mínimo entre persona y persona4.- Habilitar una sola entrada y una sola salida, cuidando también las indicaciones de protección civil en cuanto a temas de salidas de emergencia. Esto porque si tenemos un acceso sin control o filtro, puede ingresar alguien que puede romper el sello establecido de acceso y control.DURANTE EL EVENTOCada sede es especial y tiene sus características y complejidades. Habrá espacios donde pueda ser fácilmente bloqueadas secciones o áreas, en otras, habrá que hacer modificaciones, pero lo que es cierto es que vale más exagerar que quedarse cortos.1.- La distancia mínima es de 1.5 hacia el frente, atrás y los costados. Hay que marcar los espacios donde la gente pueda sentarse y los espacios donde no, de tal manera que evitemos tumultos y nudos. De preferencia deben dejarse filas intermedias vacías a manera de una utilizada, otra bloqueada.2.- Se deben trazar rutas visibles de entrada y salida. La entrada debe ser por secciones, procurando sea ágil el acceso y por supuesto, cuidando la distancia de por medio. La salida igual, salen primero los más cercanos a la puerta o salida habilitada. Mientras tanto, las demás personas deben esperar en su lugar.3.- Las indicaciones deben darse en la invitación o convocatoria, a su llegada, en el sonido local mientras el acto inicia y al finalizar el evento.4.- Los accesos al evento deben ser controlados. Se debe saber quien asiste y tener sus datos actualizados de contacto.En la invitación se le debe comunicar las medidas que se tomarán, los requisitos para ingresar, la duración del evento, las particularidades y los accesos habilitados.5.- En un primer filtro, se toma temperatura, se les proporciona gel y cubrebocas si es que no lo trae o bien, se le cambia por uno nuevo (los cubrebocas usados se depositan en un contenedor con bolsa) y se le aplica cuestionario, si la autoridad sanitaria no detecta una temperatura alta o síntomas visibles, el acceso se da. La persona pasa al segundo filtro donde se verifican sus datos (quienes están comisionados portaran cubrebocas y mascarilla) y pasa al cuarto filtro, que es donde se ubica el tapete sanitizante donde deberá «desinfectar» su calzado, se le vuelve a dar gel y entonces ingresa al espacio que estará marcado con puntos o marcas visibles donde el invitado, con sana distancia, puede esperar el ingreso ordenado y controlado.6.- El acceso a los baños se controla de tal manera que no haya más de 3 o 4 personas al mismo tiempo. Para esto, se señalizan los puntos de espera y se establece una persona que, con cubrebocas, al igual que todos los colaboradores de los filtros previos, va controlando los accesos.7.- El cuarto filtro o control es al ingresar a la sala donde se le vuelve a dar alcohol en gel y siguiendo el camino trazado, accede a su lugar o espacio asignado. Ahí deberá permanecer hasta que el evento termine, si por alguna razón debe salir o hacer uso de los servicios, saldrá por la salida habilitada y deberá ingresar por el acceso donde está el cuarto filtro donde nuevamente se le coloca gel en sus manos, esto siempre y cuando NO salga del edificio, en caso de hacerlo, deberá realizar todo el proceso desde el filtro 1.8.- Previo al inicio del evento, en el sonido local se dan a conocer los protocolos de salud establecidos, las rutas de salida así como las indicaciones de permanecer en su lugar, no abrazar ni tocar a sus compañeros y salir por bloques al término del evento.AL FINALIZAR EL EVENTOLas medidas de salud deben seguir hasta que el evento termine y no haya más personas en el recinto o espacio.1.- Se debe establecer salidas suficientes para evitar cuellos de botella. Al salir se les proporciona nuevamente alcohol en gel.2.- Si a la salida hay grupos o personas platicando muy cerca una de otra, se les pide que guarden su distancia y se les conmina a salir, para cerrar el espacio y evitar que se formen otros grupos.3.- Si bien ya no debe haber acceso al espacio, conviene tener siempre una guardia con el termómetro digital y un registro. Más vale.RECOMENDACIONESEl anfitrión u organizador debe llevar un registro o relación de las acciones y medidas implementadas, los resultados, las observaciones, los tiempos así como las oportunidades y debilidades de esta manera se puede para revisar su viabilidad y efectividad, así como poder escalar el aforo cuando los semáforos cambien y se permitan eventos con mayor número de asistentes.Cada evento es único, así como el espacio es diferente, por ello, vale la pena siempre revisar lo que ha hecho y lo que se puede hacer, NO confiarse ni pensar que lo que hicimos con anterioridad será suficiente.Capacitar e informar es de vital importancia. Todos los involucrados deben saber que sucederá, qué medidas se tomarán para salvaguardar su salud y además, hacerlos partícipes de las decisiones para tener diferentes visiones que coadyuven al evento en todos sus aspectos.El uso correcto el cubrebocas es fundamental y debe ser usado en todo momento, y al mismo tiempo, se debe ser responsable y consciente de nuestras acciones, quizás sea molesto no poder saludar de mano, o queramos quitarnos el cubrebocas por incomodidad. Pero al hacerlo, nos ponemos en riesgo nosotros, nuestros compañeros y familiares.*****Las primeras acciones que hagamos entorno a la organización de un evento sentarán precedentes y eso será, luego un hábito y una rutina. Hacerlo bien, con la asesoría de las autoridades de salud y los equipos participantes redundarán en un mejor regreso, paulatino si, pero con estrategia hacia la nueva normalidad

Ver más
Los eventos como generadores de experiencias en el desarrollo los negocios
Por Felipe Reyes Barragan

Hoy el panorama pinta sombrío, con las cancelaciones, los vuelos detenidos, los aislamientos y la economía , los eventos, el sector tendrá, tiene que reinventarse  para subsistir y cuando esto pase, que pasará, aprovechar la experiencia que esto nos está dejando generar experiencias que inclinen la decisión de compra de un prospecto o comprador, de entre una lista de opciones que seguro en cuanto puedan, saldrán al mercado, unos, con precios de risa, otros, con promociones o cortesías, y otros tantos, los pocos, con experiencias únicas. Esta se ha convertido en una labor compleja e interesante, pues cada vez, es necesario innovar pero también buscar en la esencia del negocio y del producto para lograr la preferencia de compra.Los eventos son una de las herramientas básicas y fundamentales en la generación de experiencias siendo fundamentales en el marketing experiencial, pues cuando son bien organizados, son actividades que generan en el público emociones, sensaciones y por ende, experiencias que trascenderán en el tiempo y quedarán arraigadas como  un recuerdo y es posible que termine generando una marca.Cuéntame, ¿qué imagen genera en tu mente cuando lees  “Starbucks” o “Formula 1”? Seguramente en tu mente se agolparon recuerdos y sensaciones, positivas y negativas, bueno, eso mismo sucede con los eventos, que como ejemplificamos, son conductores no solo de experiencias, sino de marcas globales que conjuntan los servicios de un destino así como de sus actores principales. Imagínate ahora que piensa la futura novia que al escuchar hablar de Miami llega a ella un dejo de tristeza y vacío porque no pudo viajar ni casarse en dicho destino que planeó durante meses y que  ante la contingencia tuvo que cancelar . Bueno,  recuperar el branding y superar las percepciones que sobre un sitio o servicio se tengan será unos de los factores que nos permitan seguir y sobresalir adelante y para ello  no solo hay que generar estas experiencias a través de eventos, hay que hacer el análisis del grado de satisfacción y percepción, por supuesto,de los usuarios sobre sus experiencias y visitas que a la postre genera una valiosísima información de la interpretación, apropiación, uso y de los servicios consumidos, al hacerlo, entramos entonces en la economía de la experiencia, donde  el cliente o usuario se identifica con productos, servicios, marcas y organizaciones que le produzcan experiencias memorables y significativas bajo seis dimensiones: Interacción, coherencia, intensidad, duración, detonadores sensoriales y cognitivos y significancia.Importante es entender que estos conceptos no son nuevos, desde el año 1999, Bernd Schmitt , en el libro Experiential Marketing, menciona “El cliente ya no elige un producto sólo por la ecuación del coste beneficio, sino por la vivencia que ofrece antes y durante su consumo”. El mundo de las experiencias no es algo nuevo.El reto para las empresas es crear conexiones emocionales entre ellos (destinos – productos)  y las personas (clientes, usuarios).Traducido en otras palabras, ¿si tu empresa y/o producto fuera una persona, que valores y atributos comunicaría? y lo más importante ¿Que comunica ahora mismo?AUTOR: Felipe Reyes Barragan

Reecuperar contraseña

¿Ya te acordaste? Acceder

Usted ya se encuentra registrado con esta dirección de e-mail en nuestros portales

subject
close