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TAG: #EVENTOSENPANDEMIA

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Cómo sacar todo el provecho a Travel Insights de Google
Por Vicky Santamarina

Con motivo de la crisis generada por la actual pandemia, Google presentó Travel Insights, una herramienta de información de datos, que se centra en la demanda de viajes y turismo.Esta nueva herramienta de Google se divide en tres secciones específicas, cada una diseñada para una parte del sector hotelero.Destination Insights: brinda a los usuarios información sobre el interés y la demanda del turismo para destinos nacionales e internacionales, lo que les permite enfocar su marketing para audiencias específicasInformación sobre hoteles: ofrece a los hoteleros una visión detallada de dónde está cambiando y aumentando la demanda, ayudando a los hoteles a determinar cuándo aumentar sus esfuerzos de marketing y a quién dirigirse.Travel Analytics Center: solo disponible para los socios comerciales de Google, esta herramienta permite a los usuarios combinar sus datos con los de Google, brindando una perspectiva más personalizada y específica de datos e información bajo demanda.Destination InsightsEl apartado de información sobre el destino ofrece a los usuarios información sobre la demanda de viajes para destinos, también información sobre cómo está cambiando la demanda en diferentes países de origen.Con la información de la demanda de viajes de los diferentes años, el sector hotelero podrá saber cuándo comenzar a prepararse para nuevas campañas y un aumento potencial de la demanda, según los datos de años anteriores.Es probable que esta herramienta sea útil para dos áreas clave dentro de la industria:Juntas de turismo: la información sobre los destinos puede ayudar a las juntas de turismo y gubernamentales a tomar decisiones de marketing informadas en función de la demanda cambiante.Hoteleros: la industria hotelera podrá determinar cómo está cambiando la demanda en las mentes de los clientes internacionales.Hotel InsightsUna herramienta que utiliza datos de búsqueda para permitir a los hoteleros obtener información sobre quién está buscando hoteles en su área.Hotel Insights ayudará a determinar cuándo comienza a aumentar la demanda y cuándo los hoteles pueden comenzar a aumentar sus esfuerzos de marketing para llegar a ese mercado objetivo durante todo el año. Por otro lado, también nos permite revisar el interés de búsqueda para viajes nacionales e internacionales, lo que nos ayuda a explorar los mercados entrantes con más detalle.Google también nos permite ver los otros mercados entrantes principales por interés de búsqueda y también nos brinda una descripción general de los cambios año tras año.Información original en AVVIO

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Comunicar el riesgo en el sector MICE
Por Felipe Reyes Barragan

Los eventos y  la comunicación de riesgo.Ante la situación global que vivimos desde comienzos del 2020 y su evolución natural, que ha pasado desde un confinamiento casi total hasta la apertura gradual de las actividades económicas, el sector de los eventos fue uno de los más afectados, pues fue de los primeros que suspendió actividades y a la fecha, es de los que apenas están regresando con grandes restricciones en su desarrollo bajo esquemas de ocupación en porcentajes y aplicando las medidas de sana distancia y sanitarias para la protección y salvaguarda de los asistentes, proveedores y staff así como los integrantes de la comunidad.  Es una realidad que el COVID-19 estará presente por un largo tiempo en nuestras vidas y está incidiendo en la toma de decisiones de todo tipo, desde asistir o participar en un evento presencial (que aunque pocos, ya los hay)  o valorar al organizador y organización en función de lo que comunican de forma consciente y también , inconsciente, recordemos que la confianza, la credibilidad y la percepción son las bases que fundamentalmente sostienen la imagen de un destino o negocio.En el sector MICE, debemos saber que la percepción del riesgo, a la hora de decidir asistir o no, está influida por la existencia de la “riesgo” y “probabilidad de contagio” per se y también influyen factores como experiencias previas propias o conocidas, nivel de formación, de ingresos, edad y género, nacionalidad, así como la propensión a tomar “ciertos” riesgos. Si un destino y por ende, el evento es percibido como “peligroso”, difícilmente recibirá un gran número de visitantes. La imagen  y las percepciones son las que terminan influyendo en el comportamiento de compra. Cuando las personas están indecisas o titubeantes– el mensaje correcto en el momento exacto, a través de la persona o instancia correcta, puede influir en las decisiones y al mismo tiempo, ayudar a salvar negocios. Para ello debemos recurrir a la comunicación de riesgo. ¿Qué es la comunicación de riesgo? Es aquella que proporciona información confiable, certera, verídica y verificable acerca del tipo y magnitud de  los hechos presentes y su impacto para ayudar, proporcionando información y datos, que sirvan en la toma de decisiones y por ende, de la elección.(¿Participo o no?). Debemos establecer estrategias de comunicación por diversos medios y plataformas en función de nuestros públicos que ayuden en la identificación, caracterización y cuantificación del riesgo y para ello, algunas sugerencias: • NO debemos pensar en automático, asumir, que la gente ya conoce y sabe de los riesgos conocidos y potenciales. • En función de tu mercado, debes elaborar mensajes que estén creados desde las actitudes, las creencias, la conducta y los valores de tus posibles participantes. De tal manera que el miedo de un grupo de consumidores  masculinos de más de 60 años será muy diferente a los de un grupo de mujeres de menos de 40 años. • Comprender que  más allá de lo racional, las emociones y los sentimientos juegan e influyen. Ojo, no se trata de disuadir o evitar que vengan, se trata de hacerles ver que, a pesar del riesgo real, el evento, el recinto, el hotel, todos los actores que convergen en tu evento, están listos y preparados para recibirte y atenderte, cuidándote y cuidándose ellos.Por ello, algunos mensajes que desde la comunicación de riesgo puedes implementar.Tus políticas y  los procedimientos estándar mostrando los procesos que sigues día a día y su impacto esperado.Los días, horas y lugares con los que puedes ofrecer servicio y bajo que condiciones Lo que estás haciendo para mantener desinfectadas las áreas operativas  y de uso  general. (Qué haces, qué usas de productos, cada cuando, etc.)Como cuidas a tu personal y colaboradores y a la comunidad.En el corto plazo, el panorama pinta complicado, en medio de pérdidas económicas, cancelación, pérdida de confianza y cierre de negocios. Pero con orden y sobre todo, con estrategia, estoy seguro de que pronto nos veremos haciendo lo que nos gusta, eventos. Felipe Reyes Barragansoy@felipereyesbarragan.com

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El regreso de los eventos en la nueva normalidad.
Por Felipe Reyes Barragan

El regreso es una realidad, aunque el virus sigue vigente, rondando y marcando el paso de la "nueva normalidad"o "The new normal", si, esa forma de llamarle al modo de vida que desde hace unos meses hemos tenido que adoptar y que será el nuevo estándar.El sector MICE, el de los eventos, uno de los más castigados, si se puede decir así, es también uno de los que más pronto ha salido a la luz y con medidas extremas, busca recuperar el tiempo y hacer que los consumidores, los asistentes salgan y vuelvan a convivir, ya no como antes, pero si mejor.¿Qué encontraremos a nuestro regreso?1.- Los clientes y los usuarios “serán” distintos. Su forma de interactuar tendrá una mezcla particular de “rapidez”, “control”, "seguridad", "salud" y  “satisfacción”. Sus necesidades han cambiado y ahora tendremos que hablar ese mismo “código”.2.- Revolución de los caterings. La precaución y el sentido común privará a la hora de montar, por ejemplo, un coffee. Quizás veamos más paquetes con café, galleta e implementos (azúcar, café y servilletas previamente empaquetadas), nadie querrá tomar de una fuente una galleta que alguien más “pudo” rozar ¿no?3.- La confianza del asistente ya sea en tema de turismo o de reuniones tomará su tiempo y se basara en algo fundamental, la seguridad sanitaria de los destinos o de los recintos. En Europa, por ejemplo, se trabaja en una certificación “COVID-19 Free” o el sello “Safe Tourism Certified”, que si bien puede ser un analgésico, si no se cuida, puede ser un gran gran dolor.4.- Mayores medidas sanitarias en los recintos, pero también en los lugares comunes donde haya tráfico de asistentes. Esto implicará un mayor acercamiento con las autoridades de salud y turismo de las localidades. Colaboración, señoras y señores.5.- Se espera que haya una oferta de seguros para organizadores de eventos, que consideren situaciones como epidemias y pandemias y también veremos, con normalidad, la venta de seguros de vida con pólizas que contemplen viajes que cubran pandemias para aquellos visitantes individuales que asistan a eventos fuera de su ciudad o país.Es una realidad, gestionar desde la incertidumbre será lo más complicado, pero es seguro que salgamos adelante siempre y cuando pensemos en la seguridad de todos los involucrados en un evento, así como en los factores económicos y sociales (movilidad, temores) que esta “nueva normalidad” trae implícitos.El reto es grande, pero mayor es nuestra capacidad de seguir adelante.

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El #protocolo, #ceremonial y #etiqueta en las #videoconferencias
Por Felipe Reyes Barragan

Esta pandemia ha acelerado el uso cotidiano de las aplicaciones para trabajar a distancia mediante salas virtuales que bien pueden servir para ver temas laborales, dar anuncios importantes o simplemente como un espacio de «reunión» digital en tiempos donde el distanciamiento social es la regla general que se aplica en los diversos ámbitos de la vida cotidiana.Si bien es cierto que las #videoconferecias o #videollamadas tuvieron su primer despegue en el 2009, después de que el mundo tuvo su primer contacto con la influenza, ahora, 11 años después, hemos visto como las reuniones online cobran mayor fuerza y serán, casi seguro, una herramienta esencial que las empresas y gobiernos utilizaran de forma predominante los siguientes meses y años.Y esto sin duda abrirá nuevos debates y retos en procesos que antes eran presenciales y ahora serán virtuales, o bien, una mezcla de ambos.Los encargados de las áreas de  eventos o de comunicación están enfrentándose a nuevas plataformas donde el mensaje tiene mayor impacto que los elementos accesorios o ambientales. No es lo mismo dar un discurso en una serranía, al aire libre, con 200 o 300 personas, con elementos como cicloramas, pendones, presídiums y otros, a tener una sala virtual donde tu impacto principal será lo que digas y cómo lo digas. Pero al mismo tiempo, elementos como el ceremonial a seguir, las precedencias «virtuales», los invitados, ahora asistentes, la etiqueta del evento así como aspectos de seguridad y de seguimiento a los temas son todo un abanico del cual apenas se están haciendo ajustes y al mismo tiempo procesos.A manera de guía, algunos elementos a considerar:Elegir la herramienta adecuada.Entre tantas plataformas, se  debe elegir aquella herramienta digital que ofrezca mejores prestaciones en cuanto a privacidad y seguridad. Sabido es que algunas de ellas presentan problemas de ciber seguridad y suele pasar que reuniones son «hackeadas» e intervenidas.Espacios adecuadosSi bien es cierto que las videoconferencias pueden ser tomadas o dadas en cualquier lugar y entorno, conviene tener un lugar exprofeso para ello:Control de iluminación (Sin dudas, la iluminación es el principal elemento para conseguir una buena imagen y sobre todo generar sensaciones y darle fuerza, dramatismo o dinamismo a los mensajes).Escenografía. No es lo mismo que se vea de fondo un armario con libros o el cuadro de la oficina, a que estés en un espacio donde se ubique la bandera del país o el logo de la empresa así como otros símbolos de poder. Evitemos el uso de decoración excesiva, como cuadros, adornos o flores.Agenda y moderador. Así como un evento presencial  formal, una reunión debe tener una orden del día así como un moderador que vaya guiando los pasos y momentos previos a que inicie el evento. Además, esta figura es al mismo tiempo un observador de lo que acontece pues al mismo tiempo, da a conocer la reglas del evento, con preguntas  o sin ellas , con intervenciones de terceros, maneja los tiempos y da las pausas entre mensaje y mensaje.Observadores. Al igual que una reunión presencial, en las reuniones virtuales se pueden establecer acuerdos y si bien es necesario grabar las reuniones íntegras, alguien del equipo debe estar anotando los compromisos para su posterior seguimiento.Asistente. Es el responsable del programa, la invitación y convocatoria de los participantes del evento. Su papel también es tener listo los materiales a presentar, que previamente deben ser revisados y pensados para el entorno digital, esto es, que muchas personas pueden tener conexiones débiles y al pasar por ejemplo, videos, estos se pueden ir pixeleando y hacer que la señal se caiga.Además esa persona se encarga de enviar mensajes previos para que todos los invitados estén conectados a la hora, así, si alguno no llega, puede contactarlo y darle seguimiento. La idea es que estando todos listos, pueda incorporarse en audio y video la  persona que presidirá la reunión.Etiqueta. Si bien es cierto que se permite un poco de flexibilidad en cuanto a la vestimenta, al final se representa a una entidad y por lo tanto, su ropa debe ir acorde al mensaje y audiencia que dará. Esto incide también en el tono y lenguaje a utilizar.Aspectos legales. Algunos países están ya elaborando normas donde se define al alcance de los acuerdos signados en una reunión digital, igual que definen las minutas y sus firmas así como establecen el «quórum» con el que un evento formal puede ser legal y válido. Veremos más sobre esto en los siguientes días y semanas.Audiencia. Fundamental conocer quien estará detrás de la pantalla viéndonos y escuchándonos. El tiempo de retención disminuye conforme pasan los minutos, por eso, el mensaje debe darse en el timming preciso.Por último, en una videoconferencia tenemos la posibilidad de apreciar de mejor manera las señales no verbales. Estudios demuestran que el 7% de la comunicación es verbal (es decir, el contenido de sus palabras), mientras que su inflexión vocal constituye el 38 % y las señales no verbales constituyen el 55 % y tener esto en mente nos hará planear mejores y efectivas reuniones.

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Recomendaciones para la #organización de un #evento en sitio, en tiempos del #coronavirus
Por Felipe Reyes Barragan

Volver a los eventos presenciales implicará, desde su planeación, todo un reto donde los aspectos de seguridad y salud serán fundamentales y se convertirán en los pilares sobre los cuales se sustente un evento.Aunque aún no regresamos a los eventos con la misma cantidad de asistentes y los formatos conocidos, tenemos ya eventos con formatos híbridos, donde tenemos una parte virtual y otra presencial, ya sea porque está abierto a los medios o ciertos invitados.En el caso de los eventos que tendrán un alcance digital, aunque sean sin público o virtuales se requieren de controles estrictos pues habrá personal de apoyo, desde los que operan el espacio, los que hacen las conexiones, los de limpieza, seguridad, técnicos, proveedores y los que participan en el mismo evento.Lo cierto es que aunque hay mucha información (teoría) todavía es poca la práctica que se tiene y esto implica entonces que las formas de organizar y visualizar un evento cambien radicalmente.EN LOS PREPARATIVOS.Al ir al espacio, sede o venue donde será la actividad se debe considerar:1.- Es obligatorio usar cubrebocas en todo momento. En caso de que alguien llegue sin él o este esté ya muy usado (más de 8 horas de uso) se le debe proporcionar uno.2.- Debe haber personal de salud o comisionado que lleve la bitácora de acceso con el registro de toda persona que ingresa al espacio a la que previamente se le toma su temperatura, se le da alcohol en gel, se registra y se le aplica el cuestionario de sintomatología. Este filtro debe estar presente todo el tiempo que sea necesario y todos deben ser revisados. Se sugiere haya solo una entrada, en caso de tener otra y deba mantenerse, es necesario entonces tener un segundo filtro.3.- Mantener una distancia de 1.5 como mínimo entre persona y persona4.- Habilitar una sola entrada y una sola salida, cuidando también las indicaciones de protección civil en cuanto a temas de salidas de emergencia. Esto porque si tenemos un acceso sin control o filtro, puede ingresar alguien que puede romper el sello establecido de acceso y control.DURANTE EL EVENTOCada sede es especial y tiene sus características y complejidades. Habrá espacios donde pueda ser fácilmente bloqueadas secciones o áreas, en otras, habrá que hacer modificaciones, pero lo que es cierto es que vale más exagerar que quedarse cortos.1.- La distancia mínima es de 1.5 hacia el frente, atrás y los costados. Hay que marcar los espacios donde la gente pueda sentarse y los espacios donde no, de tal manera que evitemos tumultos y nudos. De preferencia deben dejarse filas intermedias vacías a manera de una utilizada, otra bloqueada.2.- Se deben trazar rutas visibles de entrada y salida. La entrada debe ser por secciones, procurando sea ágil el acceso y por supuesto, cuidando la distancia de por medio. La salida igual, salen primero los más cercanos a la puerta o salida habilitada. Mientras tanto, las demás personas deben esperar en su lugar.3.- Las indicaciones deben darse en la invitación o convocatoria, a su llegada, en el sonido local mientras el acto inicia y al finalizar el evento.4.- Los accesos al evento deben ser controlados. Se debe saber quien asiste y tener sus datos actualizados de contacto.En la invitación se le debe comunicar las medidas que se tomarán, los requisitos para ingresar, la duración del evento, las particularidades y los accesos habilitados.5.- En un primer filtro, se toma temperatura, se les proporciona gel y cubrebocas si es que no lo trae o bien, se le cambia por uno nuevo (los cubrebocas usados se depositan en un contenedor con bolsa) y se le aplica cuestionario, si la autoridad sanitaria no detecta una temperatura alta o síntomas visibles, el acceso se da. La persona pasa al segundo filtro donde se verifican sus datos (quienes están comisionados portaran cubrebocas y mascarilla) y pasa al cuarto filtro, que es donde se ubica el tapete sanitizante donde deberá «desinfectar» su calzado, se le vuelve a dar gel y entonces ingresa al espacio que estará marcado con puntos o marcas visibles donde el invitado, con sana distancia, puede esperar el ingreso ordenado y controlado.6.- El acceso a los baños se controla de tal manera que no haya más de 3 o 4 personas al mismo tiempo. Para esto, se señalizan los puntos de espera y se establece una persona que, con cubrebocas, al igual que todos los colaboradores de los filtros previos, va controlando los accesos.7.- El cuarto filtro o control es al ingresar a la sala donde se le vuelve a dar alcohol en gel y siguiendo el camino trazado, accede a su lugar o espacio asignado. Ahí deberá permanecer hasta que el evento termine, si por alguna razón debe salir o hacer uso de los servicios, saldrá por la salida habilitada y deberá ingresar por el acceso donde está el cuarto filtro donde nuevamente se le coloca gel en sus manos, esto siempre y cuando NO salga del edificio, en caso de hacerlo, deberá realizar todo el proceso desde el filtro 1.8.- Previo al inicio del evento, en el sonido local se dan a conocer los protocolos de salud establecidos, las rutas de salida así como las indicaciones de permanecer en su lugar, no abrazar ni tocar a sus compañeros y salir por bloques al término del evento.AL FINALIZAR EL EVENTOLas medidas de salud deben seguir hasta que el evento termine y no haya más personas en el recinto o espacio.1.- Se debe establecer salidas suficientes para evitar cuellos de botella. Al salir se les proporciona nuevamente alcohol en gel.2.- Si a la salida hay grupos o personas platicando muy cerca una de otra, se les pide que guarden su distancia y se les conmina a salir, para cerrar el espacio y evitar que se formen otros grupos.3.- Si bien ya no debe haber acceso al espacio, conviene tener siempre una guardia con el termómetro digital y un registro. Más vale.RECOMENDACIONESEl anfitrión u organizador debe llevar un registro o relación de las acciones y medidas implementadas, los resultados, las observaciones, los tiempos así como las oportunidades y debilidades de esta manera se puede para revisar su viabilidad y efectividad, así como poder escalar el aforo cuando los semáforos cambien y se permitan eventos con mayor número de asistentes.Cada evento es único, así como el espacio es diferente, por ello, vale la pena siempre revisar lo que ha hecho y lo que se puede hacer, NO confiarse ni pensar que lo que hicimos con anterioridad será suficiente.Capacitar e informar es de vital importancia. Todos los involucrados deben saber que sucederá, qué medidas se tomarán para salvaguardar su salud y además, hacerlos partícipes de las decisiones para tener diferentes visiones que coadyuven al evento en todos sus aspectos.El uso correcto el cubrebocas es fundamental y debe ser usado en todo momento, y al mismo tiempo, se debe ser responsable y consciente de nuestras acciones, quizás sea molesto no poder saludar de mano, o queramos quitarnos el cubrebocas por incomodidad. Pero al hacerlo, nos ponemos en riesgo nosotros, nuestros compañeros y familiares.*****Las primeras acciones que hagamos entorno a la organización de un evento sentarán precedentes y eso será, luego un hábito y una rutina. Hacerlo bien, con la asesoría de las autoridades de salud y los equipos participantes redundarán en un mejor regreso, paulatino si, pero con estrategia hacia la nueva normalidad

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