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5 tendencias que marcarán los eventos corporativos en 2020 by CWT meetings & events
Por Micaela Vuletin

En unos años, las reuniones y eventos corporativos serán muy diferentes a como los conocemos hoy. Esto vendrá impulsado principal pero no exclusivamente por la digitalización y el foco en la sostenibilidad. Sin embargo, de acuerdo con el Informe 2020 sobre tendencias futuras en reuniones y eventos publicado recientemente por CWT Meetings & Events, la división global de reuniones y eventos de CWT, existen otras tendencias que impulsarán grandes cambios a partir del próximo año. Aquí compartimos cinco de ellas, tres globales y dos regionales.Tendencias globales:1. La explosión de lo experiencial:Habrá una mayor demanda por eventos que busquen lo experiencial. Esto está empujado tanto por el creciente número de millennials que está ingresando en la fuerza laboral como por el deseo netamente humano de vivir experiencias significativas que dejen huella. Por un lado, se potenciarán las experiencias multisensoriales diseñadas para cautivar a los asistentes y conseguir un mayor involucramiento de la audiencia con el contenido. Esto permitirá una comprensión más profunda de los mensajes y una conexión más significativa con la marca. Por otro lado, se favorecerá una mayor personalización impulsada por la disponibilidad de mayor cantidad de datos, lo que permitirá a los asistentes crear sus propias experiencias dentro de los eventos.2. Nuevas fórmulas de explotar la creatividad:La creatividad en los eventos seguirá siendo clave y en 2020 se manifestará a través de nuevas fórmulas. Una de ellas consistirá en jugar con el montaje de las salas. Desde la disposición en círculo que permite a los asistentes sentirse más cerca de la acción, hasta la colocación de distintos tipos de asiento -cómodos y mullidos asientos cercanos al estrado y sillas altas en el fondo para alentar la puntualidad-. Otra fórmula tendrá que ver con el contenido. Este se aligerará, y las ponencias se mezclarán con periodos que fomenten el involucramiento y el descubrimiento. Los tiempos de descanso para hacer mini sesiones de yoga o incluso caminar por los jardines de los recintos también serán clave para mejorar la atención y el recuerdo. La tecnología seguirá evolucionando y ofreciendo muchas posibilidades para sorprender a la audiencia.Por ejemplo, para incentivar a los asistentes a acudir a un booth específico, a un taller de capacitación o a una nueva experiencia, los organizadores de eventos pueden crear geovallas, una especie de frontera virtual que genera alertas en los teléfonos móviles de los asistentes si salen del espacio de reuniones.3. Planes de contingencia:En 2020 los destinos secundarios e incluso terciarios cobrarán mayor relevancia, algo que puede dejar expuestos a los asistentes si surge algún tema médico o incluso de seguridad física ya que, tradicionalmente, estos cuentan con infraestructuras menos robustas. Para adelantarse a esto, los organizadores de reuniones tendrán que considerar la creación de planes de contingencia que ayuden a la gestión de riesgos.Por ejemplo, contratando a empresas especializadas en riesgos médicos y de seguridad que realicen evaluaciones del recinto de celebración, de las actividades que vayan a realizarse fuera del mismo, de las condiciones alrededor del hotel, de los riesgos asociados con traslados entre los diferentes recintos, así como de los hospitales e instituciones de salud de la ciudad sede.Tendencias regionales:4. Eventos más grandes:Normalmente la mayoría de los eventos de Latinoamérica suelen ser reuniones de hasta 30 delegados pertenecientes a empresas de cuidados para la salud y farmacéuticas. Se trata principalmente de capacitaciones o reuniones de ventas, y cerca del 75 % de las mismas tiene una duración de uno a dos días. No obstante, esta tendencia va a cambiar. Conforme las empresas se globalizan, quieren consolidar sus eventos a nivel regional, realizando reuniones o convenciones más grandes para mejorar su logística y generar economías de escala. Esto permite una mayor inversión en contenido, la contratación de ponentes externos e incluso un aumento de la cantidad de días para hacer la reunión aún más efectiva.5. Mayor tiempo de antelación en la organización:Típicamente en Latinoamérica los eventos se realizaban con una anticipación de entre 30 a 45 días. Esto dificultaba la organización, especialmente a la hora de conseguir el recinto ideal y suficiente alojamiento. Cada vez más empresas están realizando cambios para obtener una mejor gestión de su programa de eventos, incluyendo planear sus eventos con mayor anticipación. Esta tendencia continuará en 2020.Acerca de CWT:CWT es una plataforma de gestión de viajes interempresarial para empleados (B2B4E, business to business for employees). Las empresas y gobiernos confían en nosotros para mantener a su gente en contacto en todo lugar y momento y a través de todos los canales en seis continentes. Proporcionamos a sus empleados herramientas innovadoras y una experiencia de viaje eficiente y segura. Cada día nos ocupamos de un número de viajeros capaz de llenar más de 100 000 habitaciones de hotel y nuestra división de reuniones y eventos gestiona más de 100 eventos cada 24 horas.

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¿Cómo elegir la mejor locación para tu evento? by Yanela Biancardi
Por Micaela Vuletin

Muchos de mis clientes me piden la MEJOR LOCACIÓN. ¿Pero existe el mejor lugar? SÍ, considero que existe. Pero es mi trabajo encontrar la mejor locación para ESE CLIENTE en particular, para el objetivo de su evento y para la idea que quiere transmitir con él.Escoger el espacio físico adecuado para la realización de un evento es un tema central para que el mismo tenga ÉXITO.En nuestra visita a locaciones (relevamiento de sede) debemos contemplar:✒️ Tipo de evento.✒️ Objetivo del evento.✒️ Cantidad de invitados.✒️ A quién va dirigido.✒️ La ambientación.✒️ La fecha.✒️ Época del año en que se va a desarrollar.  De más está decir que no es lo mismo, por ejemplo, una Fiesta de Fin de Año que una capacitación empresarial: los requerimientos técnicos son tan disímiles que un espacio reducido o demasiado amplio atentarían contra nuestros objetivos.Una vez definidos estos aspectos, es necesario apuntar a los detalles:– Capacidad del salón (recomiendo ver el plano antes de confirmar el evento).– Disponibilidad (si está libre en la fecha que deseo).– Servicios incluidos (por ejemplo, el catering en los hoteles es exclusivo).– ¿Con cuánto tiempo de anticipación cuento para montar mi evento? ¿Hay otro evento antes? – Si existe alguna restricción o, por el contrario, contamos con algún permiso adicional. Tener en cuenta de gestionar el ART de todo el personal involucrado y presentarlo 48 horas antes del día del evento.– En caso de que en nuestro evento participen menores, si el lugar cuenta con un sector especial de entretenimientos o bien con una persona que se encargue de su cuidado y diversión (podemos también contratarla nosotros).– Si el evento va a contar con un show/animación, planificar entrada y salida de los actores y su cambio de vestuario. – Guardarropa.– Posibilidad de alojamiento.– Internet, línea telefónica.– Climatización (la temperatura ideal debe rondar los 22°C).– Mantelería (ver colores antes del evento).– Estacionamiento (si el espacio no cuenta, hacer una lista de los más cercanos).⚠️ El salón deberá estar armado, como mínimo, 45 minutos antes de la llegada de los invitados.Ahora con toda esta información en mano podemos determinar si el salón que visitamos es PERFECTO para el evento que nos convoca.

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"Una app móvil enfocada 100% al sector MICE" by Daniel Pierini
Por Micaela Vuletin

MICE.LAT entrevistó a Daniel Pierini, CEO de la firma GloBiz.com la cual se dedica a la creación de plataformas y herramientas de software enfocadas a MICE y generación de experiencias. Cuenta con numerosos productos y portales online, entre ellos Industrias.com, ComercioExterior.com, Fabricantes.com, Eventos.biz, RuedasDeNegocios.com, 4Meetings.com y otros. En su base de usuarios y contactos cuenta con más de 2 millones de tomadores de decisión de distintos sectores de Latinoamérica.1) ¿Cómo fueron sus inicios en la Industria del turismo de reuniones y como llega al desarrollo de una app de este tipo? Nuestra empresa de software nació en 1996, con el despegue de Internet en Latinoamérica. Desde los inicios, pudimos conocer de cerca el mundo de los eventos y por ello durante todo este tiempo creamos diferentes productos para el sector. Tuvimos la gracia de poder vincularnos con organizadores y expertos del área, que con cada solicitud de una nueva función para los sistemas, nos enseñaron (y enseñan aún!) tips y secretos del éxito de los “meetings”. El desafío fue y es idear herramientas de tecnología que potencien las relaciones entre los participantes, el networking social y la concreción real de negocios. Desde hace 5 años, comenzamos a poner foco en el sector MICE, en vista de su gran potencial y también de notar (y medir) como en el turismo de reuniones, congresos, así como en expos y ferias, nuestras plataformas tienen una alta performance en elevar la calidad de las experiencias y satisfacción de los participantes. Primero fue Eventos.biz y las herramientas ‘tradicionales’ (registro e inscripción, apps del eventos, captura de leads, etc), luego la plataforma RuedasDeNegocios.com que facilitó tanto organizar las reuniones entre hosted buyers + compradores con proveedores + expositores – ya sea con reuniones en stands o en el formato tradicional de una sala de negocios, y finalmente 4Meetings.com, una app móvil enfocada 100% al sector MICE, que tiene como objetivo potenciar el networking en tiempo real y resaltar el valor de los vínculos humanos, no quedarnos todo el tiempo usando la app, sino que la misma sirva para en un evento potenciar los encuentros cara a cara, la interacción con los speakers, los calendarios de actividades y mucho más !2) ¿Qué papel de influencia desempeña su empresa en la industria de Turismo de Reuniones?En muchos de los eventos participamos como proveedores tecnológicos – donde nos contratan las plataformas y herramientas que el organizador necesita y es su equipo el que las utiliza 100%, mientras que en otros – y por los mismos vínculos de cercanía y confianza que se construyeron en estos años – nos invitan a participar como socios o partners , y allí nos sumamos incluso desde la planificación de las estrategias del networking y vinculaciones de negocios, tomando un rol activo en las definiciones, y asistiendo personalmente a coordinar actividades.También somos invitados a dar conferencias acerca de la aplicación de la Tecnología en los Eventos, Cómo potenciar el Networking, y otros temas afines a nuestro expertise.3) ¿Cuáles son los objetivos futuros de la empresa y cómo planea expandirse?A nivel técnico en este momento se están desarrollando nuevas funcionalidades de 4Meetings, apoyados por meeting planers, y organizadores de congresos y convenciones que nos marcan el camino según las necesidades visualizan. Acerca de la expansión comercial, al ser nuestros productos digitales, no existen barreras logísticas como en otras actividades, por lo cual ya se ha usado la plataforma en Argentina, Chile, Uruguay, Paraguay, Brasil, Colombia, Honduras, Guatemala, Panamá y Estados Unidos. En 2020 ya tenemos previstos nuestros primeros eventos en México y Costa Rica, y pronto esperamos también ingresar a España.4) ¿Cómo funciona y cuáles son las características principales de la app “Rueda de Negocios”?RuedasDeNegocios, esta formada por la plataforma online que funciona via web, y por las aplicación móvil, tanto para dispositivos Android como Ios (iPhone, iPads). Desde RuedasDeNegocios es posible visualizar las empresas o profesionales que participan, por ej los expositores en una expo, y coordinar con ellos una reunión de una forma ágil y fácil. En el caso de las expos y ferias, RuedasDeNegocios.com colabora enormemente en “organizar el recorrido de negocios del visitante”, pues muchas veces ocurre que te acercas a un stand y – por diferentes motivos - no encuentras la persona indicada con quien hablar, mientras que desde la app ya coordinas los detallesdel encuentro previamente. Link demo del ruedasdenegocios.com https://www.youtube.com/watch?v=3ypntMKQl7Y&t=9s También las ruedas de negocios en formato tradicional – donde se disponen mesas numeradas en un salón en horarios específicos- han sido un gran hit. El software automatiza todos los procesos, comunicaciones, armado de agendas, generación y envío a los participantes, y mucho más!. Para organizar una rueda de negocios antes debías comenzar 3 meses antes como mínimo, con RuedasDeNegocios.com puedes lanzar 10 días antes y el software hace todo por ti !Otro de los productos de gran impacto son las RuedasVirtuales, para las cuales desarrollamos un software propio de videconferencias, que amplia el poder de RuedasDeNegocios.com, permitiendo realizar ruedas totalmente en modo virtual , en forma híbrida, es decir una rueda presencial donde se montan boxes con Pcs y te reunes con personas que están al otro lado del mundo (por videoconferencia). Link entrevista sobre rueda virtual: https://www.youtube.com/watch?v=n4Gh2h5oY5A lo largo de estos enriquecedores años hemos sido parte - sumando nuestras plataformas - de innumerables eventos: desde pequeños encuentros y misiones comerciales, hasta la coordinación del networking de miles de personas en mega expos y ferias. Tenemos la alegría de que siempre los resultados han sido positivos, y todos quienes realizan un evento con nuestras herramientas repiten la fórmula en sus siguientes ediciones, pues son los mismos participantes los que quedan altamente satisfechos! Aquí un link a modo de ejemplo, las opiniones de los participantes de una rueda de negocios en una pequeña pero pujante ciudad del interior de Argentina https://www.youtube.com/watch?v=ReZd2RVuzO85) ¿Está dirigida solo a países de habla hispana o se va a desarrollar en otros idiomas?Inicialmente se lanzó para el mercado habla español, si bien también ya se implementó en Brasil, con el idioma portugués y durante 2020 se lanzarán versiones en inglés.Acerca de Rueda de Negocios:El Soft #1 para rondas de NegociosCon un moderno software, Ruedas de Negocios le permitirá organizar la ronda de manera rápida y confiable, facilitándole la inscripción, el armado de las agendas y permitiendo a los participantes acordar reuniones más productivas.

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Cierra con broche de oro la 23ª edición de MITM Americas
Por Micaela Vuletin

La celebración de la 23ª edición de MITM Americas cierra con una espectacular cena en blanco en los jardines del Hotel Nacional, espacio excepcional que lleva marcando el ritmo del turismo MICE de Cuba desde 1930 y, en esta ocasión especial, celebrando el 500 aniversario de La Habana.El evento congregó a sus principales actores: 187 participantes de 27 países. Compradores internacionales de empresas corporativas (19%), agencias de incentivo (27%), meeting planners (25%), asociaciones internacionales (10%) y tour operadores especializados (19%). Todos ellos, directivos con gran poder de decisión que hacen que cada edición de MITM Americas se supere a sí misma.Tras dos intensos días de citas de negocio, completadas con un excepcional programa de networking, se han efectuado 4.137 citas que tendrán un impacto estimado a medio y largo plazo de más de 250 millones de dólares.El Ministerio de Turismo de Cuba, tras analizar el gran impacto internacional generado en la pasada edición, ha confiado por cuarta vez en el evento MICE pionero y más influyente en Las Americas y El Caribe; apostando por MITM Americas como un pilar fundamental en el plan de desarrollo del sector MICE en Cuba. Con motivo del 5º centenario de la ciudad de la Habana, el Ministerio de Turismo de Cuba ha preparado un potente plan de desarrollo turístico que, tras el éxito arrollador de la pasada edición, ha contado con la celebración de la 23ª edición de MITM Americas como principal protagonista para continuar desarrollando y afianzando el turismo de reuniones, congresos y convenciones en Cuba.Para finalizar esta edición, los expositores participaron en la Jornada de Capacitación MICE compuesta por tres módulos: "Especialización en el segmento de Turismo de Reuniones y Eventos (MICE)", por Raúl García; "Cómo proyectar creativamente nuestras reuniones", por Pablo Weil; y "Eventos accesibles", por Betina Anzilutti.Los compradores y la prensa internacional , por su parte, disfrutaron de tres exclusivos post-tours en hoteles únicos en régimen de todo incluido para conocer las paradisíacas playas que brinda La Mayor de las Antillas: Meliá Internacional en Varadero, Grand Muthu en Cayo Guillermo y Gran Muthu Imperial Cayo Guillermo.GSAR Marketing, empresa organizadora, es una empresa de marketing turístico global que forma parte del Grupo Convenco: primer “Incentive House” de España fundada hace 46 años, en 1973. Desde 1997, GSAR Marketing produce sus propias ferias internacionales especializadas en el sector MICE y en Turismo Cultural. Ferias interactivas pioneras en B2B en Europa, Las Américas y El Caribe. Hasta la fecha se han realizado 51 exitosas ediciones en 38 ciudades de 18 países.

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Según CWT Meetings & Events, la sostenibilidad será clave en la celebración de eventos corporativos en 2020
Por Micaela Vuletin

CWT Meetings & Events, la división global de reuniones y eventos de CWT, ha publicado ‘El futuro de los eventos sostenibles’. En este nuevo capítulo de su ‘Informe 2020 sobre tendencias futuras en reuniones y eventos’ se afirma que el año que viene la sostenibilidad seguirá siendo un factor cada vez más importante para esta industria que mueve 840.000 millones de dólares.Las manifestaciones para que se tomen medidas contra el cambio climático en algunos de los destinos de eventos más importante como Londres, Sídney, Ámsterdam, Madrid, Nueva York o Washington D.C. han hecho que las empresas sean cada vez más conscientes de su importancia.En este sentido, Derek Sharp, vicepresidente sénior y director ejecutivo de CWT Meetings & Events, ha afirmado que "la sostenibilidad de la industria de las reuniones y eventos, incluso de la industria de los viajes en su totalidad, ocupará un primer plano para las empresas y los organizadores de eventos en 2020". Según Sharp, "este impulso viene motivado por la cobertura mediática que se le está dando al cambio climático pero, lo que es más importante, es que cuenta con el apoyo y el compromiso tanto de la próxima generación de viajeros –los milenials, que se van a convertir en el mayor grupo de viajeros de negocios del mundo a partir de 2024– como con el de la generación siguiente, los centenials".La diferencia de estas con las generaciones precedentes es que los viajes se han convertido en algo común y accesible. Por ello Sharp aseguró que "estas nuevas generaciones quieren seguir reuniéndose en destinos populares, pero también son muy conscientes de la necesidad de adoptar prácticas sostenibles que respeten el medio ambiente y a las comunidades locales".Además, y según datos de la Encuesta Global sobre Milenials 2019 de Deloitte, se considera que el cambio climático es la mayor preocupación para esta generación.La respuesta de las organizaciones Como respuesta a estos desafíos, las compañías y los organizadores de eventos están adoptando varias iniciativas entre las que se incluyen la compensación de millas aéreas con carbono, la eliminación de residuos plásticos, la utilización de alimentos y bebidas de origen y producción local o la elección de proveedores éticos.En la actualidad, una mayor cantidad de consumidores y empleados de todo el mundo buscan empresas y marcas que reflejen sus valores. Además, las principales iniciativas internacionales, como los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas, están ayudando a transmitir el mensaje de que, a partir de 2020, la sostenibilidad y los negocios responsables ya no son solo un elemento para rellenar la agenda de los departamentos de RR.HH., sino que tienen consecuencias reales tanto para la marca como para los resultados finales de una empresa.Acerca de CWT Meetings & EventsEn CWT Meetings & Events organizamos cada año 38 500 proyectos innovadores y de gran calidad para nuestros clientes de distintos sectores industriales repartidos por todo el mundo. Nuestra experiencia y creatividad nos permiten ofrecer eventos inspiradores, y nuestra capacidad logística garantiza la profesionalidad de nuestros servicios de reuniones, viajes en grupo y cumplimiento normativo. Administramos tus programas de gestión estratégica de reuniones con un único objetivo en mente: maximizar el retorno de tu inversión.CWT Meetings & Events es la división de reuniones y eventos de CWT.

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