¿Cómo elegir la mejor locación para tu evento? by Yanela Biancardi

Por Micaela Vuletin

- 1 week ago

Muchos de mis clientes me piden la MEJOR LOCACIÓN. ¿Pero existe el mejor lugar? 

SÍ, considero que existe. Pero es mi trabajo encontrar la mejor locación para ESE CLIENTE en particular, para el objetivo de su evento y para la idea que quiere transmitir con él.

Escoger el espacio físico adecuado para la realización de un evento es un tema central para que el mismo tenga ÉXITO.

En nuestra visita a locaciones (relevamiento de sede) debemos contemplar:

✒️ Tipo de evento.

✒️ Objetivo del evento.

✒️ Cantidad de invitados.

✒️ A quién va dirigido.

✒️ La ambientación.

✒️ La fecha.

✒️ Época del año en que se va a desarrollar.  

De más está decir que no es lo mismo, por ejemplo, una Fiesta de Fin de Año que una capacitación empresarial: los requerimientos técnicos son tan disímiles que un espacio reducido o demasiado amplio atentarían contra nuestros objetivos.

Una vez definidos estos aspectos, es necesario apuntar a los detalles:

– Capacidad del salón (recomiendo ver el plano antes de confirmar el evento).

– Disponibilidad (si está libre en la fecha que deseo).

– Servicios incluidos (por ejemplo, el catering en los hoteles es exclusivo).

– ¿Con cuánto tiempo de anticipación cuento para montar mi evento? ¿Hay otro evento antes? 

– Si existe alguna restricción o, por el contrario, contamos con algún permiso adicional. Tener en cuenta de gestionar el ART de todo el personal involucrado y presentarlo 48 horas antes del día del evento.

– En caso de que en nuestro evento participen menores, si el lugar cuenta con un sector especial de entretenimientos o bien con una persona que se encargue de su cuidado y diversión (podemos también contratarla nosotros).

– Si el evento va a contar con un show/animación, planificar entrada y salida de los actores y su cambio de vestuario. 

– Guardarropa.

– Posibilidad de alojamiento.

– Internet, línea telefónica.

– Climatización (la temperatura ideal debe rondar los 22°C).

– Mantelería (ver colores antes del evento).

– Estacionamiento (si el espacio no cuenta, hacer una lista de los más cercanos).

⚠️ El salón deberá estar armado, como mínimo, 45 minutos antes de la llegada de los invitados.

Ahora con toda esta información en mano podemos determinar si el salón que visitamos es PERFECTO para el evento que nos convoca.

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