El mundo de los eventos, es a la vez, el mundo de las emociones y de las experiencias, y esto incide en cómo debemos manejar la organización del mismo buscando que el objetivo principal se cumpla, y a la vez, trascienda en los asistentes.
Claro, se lee fácil, por ello, debemos de apoyarnos de técnicas y herramientas que nos faciliten el acercamiento con los públicos, y es que los eventos son momentos de comunicación en vivo, por ello no debemos dejar nada al aire, todo, absolutamente todo debe estar contemplado. integrado y por supuesto, concensado, pero sin perder la sensación de calidez y naturalidad que debe imperar en los eventos.
Hablar entonces de #Protocolo es hablar de comunicación.
Protocolo se refiere, en su acepción cotidiana, al “Conjunto de reglas de formalidad que rigen los actos y ceremonias diplomáticos y oficiales”, si bien es una buena definición, me gusta pensar que el protocolo es “crear las condiciones necesarias para que los eventos transcurran en orden, de forma segura y organizada, dando el lugar a los invitados, al anfitrión y cuidando, sobretodo, que el objetivo del evento se cumpla”, sin importar se trate de un evento social, empresarial, deportivo o de gobierno.
Bajo esta premisa, entonces entenderemos la importancia, por ejemplo, de tener toda la información precisa y actualizada, así, ejemplificando, si desde el principio sabemos que un personaje VIP nos visitará, podemos entonces ir viendo el acomodo que tendrá en función de la precedencia y el criterio de ordenación bajo el cual trabajaremos, dando así la atención mínima esperada , o bien, si lo vemos desde el punto de la logística, si tenemos en claro el montaje que tendremos y los elementos accesorios que utilizaremos, nos será más fácil identificar al elemento de mayor importancia y cuidado y sobre, haremos el planteamiento del escenario.
Cuando hablamos de un evento exitoso, hablamos de la combinación del protocolo, del ceremonial y la etiqueta, que integrados en tiempo, espacio y forma, dan lugar a una experiencia exitosa.
Saber quién recibe a quien, como se saluda, como se da el primer brindis, como nos sentamos en una mesa de negociación o en una mesa de celebración, o desde quien paga y que si y que no se debe hacer en una cita de trabajo, son conocimientos que pueden marcar la diferencia entre transcender o desaparecer.
Cuando hablamos de protocolo, hablamos de experiencia y formación pero también de sensibilidad, flexibilidad y adaptabilidad, los eventos no son perfectos, por ello organizar, desde el protocolo es un arte.
Protocolo y eventos, eventos y protocolo, todo se basa en dos preguntas, cómo organizamos y para qué, con las respuestas correctas, podamos entonces trabajar y concretar, mezclar técnica y estrategia para lograr el objetivo propuesto.
Líneas arriba mencioné que protocolo es comunicación, y aplicado a los eventos nos ayudarán las siguientes preguntas ¿Qué quiero comunicar? ¿Para qué quiero comunicar? ¿Qué espero que pase en mi evento? ¿a quién quiero llegar y para qué? No podemos olvidar que en un evento todo comunica, desde un mantel mal colocado, hasta un registro lento o una mala atención de un visitante. Son los detalles los que marcan la diferencia, y puedo asegurarte que si en tu próximo evento utilizas de forma consciente el protocolo, tendrás mejores resultados.